年终总结怎么写工作总结,手把手教你写好年终总结
先说说写年中总结会遇到的几个误区:
- 总结过于低调
- 总结报喜不报忧
- 总结过于格式化
- 总结大包大揽
下面来具体说下。
(1)总结过于低调
主要包括两个方面:
- 过度谦虚:全篇贯彻着“领导英明决策”、“同事热心帮助”这类套话,弱化个人成就,反而让领导觉得,你怕不是在讽刺我。
- 放大个人缺点:把自己的失误总结得过于细致,更会让领导怀疑你的能力。
因此,总结中要增加实质内容,而非过多的官话、套话。这类话在最后的总结语中适当出现是可以的,但一定要注意频率。
(2)总结报喜不报忧
这类跟第一种则相反,只谈自己得意的事,对于错误、失误、不愉快避重就轻,甚至说些明贬暗褒的“好缺点”。
但是你是否想过:如果不主动提及失误,当领导发现你的失误时,又该如何应对呢?领导有权并且需要知道真实的情况,包括失误的原因。
(3)总结过于格式化
去网上搜一下工作总结之类的关键词,大把大把的模板,套用模板自然省事,但不同组织对工作总结的要求都不一样,套用模板就意味着千篇一律,平庸无亮点。
(4)总结大包大揽
总结要全面,但绝对不是事无巨细,更不是月总结或者周总结的堆砌。
抓住这半年来的工作重点和几个突出的成绩、亮点进行阐述,不能让领导产生“事情做了不少,但都什么成绩”的感觉。
工作总结到底应该怎么写?
01 明确目的和要求
写工作总结,最重要的是建立自己的思维,动笔写作之前要明确年中总结的目标和要求。
所谓目标即是:你希望通过年中总结得到什么?
- 获取某些方面的资源?
- 获得领导的支持?
- 向领导展示自己的工作成果?
所谓要求即是:领导想要通过你的总结知道什么?
- 直属领导:想听听你对工作中发现的问题和解决思路
- 上级领导:想知道你对未来工作的目标和具体的措施
简单来说:
- 今年你的KPI达标没有?
- 你有没有为公司挣钱?
- 你为明年定多大目标?
这些都是工作总结最基本最明确的要求,除此之外,还有一些没有明确标注的隐性要求,比如:
- 哪些领导看重数据不喜欢赘述
- 哪些领导关注发展看重增长
- 哪些领导在乎细节等等
这些隐性要求就是不同领导的偏好,可以通过日常观察领导在工作的审批和决策中可以不断总结得出。
02 梳理工作总结四大板块
无论是年中总结还是年终总结,都可以利用SCQA工具梳理出四个大的板块:
- S情境——工作业绩
- C冲突——亮点经验
- Q问题——问题分析与建议
- A回答——下一步工作安排
下面从这四个板块详细拆解下:
(1)业绩回顾怎么写?
杜绝务虚的概念,如努力、加强、夯实等词,列出关键指标完成率:对公司、对客户、对自己的价值汇总重点,三步展开:
- 说明身份和岗位职责
- 罗列KPI及突出成果(数据!)
- 成果与失败的原因分析
工作岗位:我所在的岗位是______,主要负责______业务,承担的主要指标是______。
工作业绩:上半年业绩目标是____,完成了____,离目标还有____,没有完成是因为____,这个问题以后将____这样解决。
成败原因:关于xx工作,目前出现了一些意外情况,这个情况是____,我能想到的解决方案有____,您看怎么解决?
注:工作业绩的展示,数据图表要比文字叙述更具说服力,如果你的领导很注重数据,就用数据图表来展示:
也不用担心这种图表难做,直接套用模板,简单的拖拉拽,几分钟就可以完成一个丰富的数据图表,可参考这个:
(2)亮点经验怎么写?
可以采用鱼骨图梳理工作内容:
写总结前,先拿出一张白纸画一条直线,在直线的上端,也就是鱼头位置写上业务名称;在直线的下端,即鱼尾的位置写上工作结论,学会尽可能用一句话去概括结论。
中间用抽丝剥茧的方式去做分析,区分清楚已完成与未完成的部分,是顺利推进还是遇到阻力,反复斟酌,紧抓重点,这样下来整个工作总结的脉络就会非常清晰。
举个例子:
与此同时,挑出自己贡献度高,起到重要作用的部分作为主要汇报素材,比如那些重点项目。
(3)问题分析怎么写?
套用SWOT工具做阐述:
- S优势——业绩达成情况
- W劣势——不足之处
- O机会——预设的解决办法
- T威胁——后期可能的影响
比如:
S优势:目前我们的工作进度是____,已完成____,______目标超额完成,原因是______。
W劣势:xx工作目标未完成,目前已完成______,还差______,未完成原因是______。
O机会:对于未完成的目标,我能想到的解决方案有____,产生这个想法的原因是____。
T威胁:对于以上解决方案,能够起到的作用是____,后期可能产生的影响有______。
谈失误和问题是有技巧的:采用“描述+原因+解决方案”的总结方式
- 首先要客观地去描述存在的问题,直击主要矛盾
- 进而剖析客观原因而非找借口
- 最后尝试拿出解决问题的方案,至少是两个以上备选方案,哪怕其中有些方案会稍微逊色些
需要给领导做选择题而非问答题,即便是最后方案并没有得到采用,也证明我们是想积极地解决问题,而不是推卸责任。
(4)下一步规划怎么写?
如果后续规划的目标比较笼统,可以采用方向+操作步骤+开始时间,套用PDCA循环:
- P目标——要达到什么水平,具体的事情或数据
- D执行——怎么做来使定下的目标达成
- C检查——怎么保证未来做的事能够实现目标
- A改善——如果计划不能满足目标需求,如何改进
依据上述步骤,将通顺整理成篇,并查漏补缺,适当增删。
年中总结并不是篇幅越长越好,减少非重点内容的赘述,减少没有实际意义的套词,让核心重点内容更突出。
如果你的重点内容不够,可以拆分成多个内容,从不同角度叙述工作成果,使其更具说服力。
最后,不管老板是否在意细节,都要认真地检查几遍,有没有标点使用错误和错字这种基础错误,并认真地做好排版,切莫让工作总结毁于细节。
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